El documento Waiver es un certificado que se exige en determinadas operaciones de transporte marítimo, especialmente cuando las mercancías se envían a países africanos. Su función es facilitar a las autoridades del destino información sobre la carga antes de que llegue al puerto.
Para una empresa que prepara una exportación, esto supone comprobar si el país de destino exige el certificado, qué documentos necesita para obtenerlo y en qué momento debe tramitarse. Si el Waiver es obligatorio y no está correctamente gestionado, la mercancía puede encontrar problemas durante su despacho en destino.
Qué es el documento Waiver y para qué sirve
El Waiver es un certificado de seguimiento de carga que utilizan determinados países para registrar información sobre las mercancías que reciben por vía marítima.
A través de este documento, las autoridades pueden conocer datos como el origen de la carga, el puerto de destino, la mercancía transportada, su valor y las empresas que intervienen en la operación.
Su finalidad es facilitar el control de las importaciones y disponer de información sobre los envíos antes de su llegada.
Dependiendo del país, el documento puede recibir diferentes nombres:
- CTN (Cargo Tracking Note): documento de seguimiento de carga.
- ECTN (Electronic Cargo Tracking Note): certificado electrónico de seguimiento de mercancías.
- BESC (Bordereau Électronique de Suivi des Cargaisons): denominación utilizada en determinados países francófonos.
- BSC (Bordereau de Suivi de Cargaison): otra denominación utilizada para este tipo de certificados.
Aunque tienen una función parecida, no todos siguen exactamente el mismo procedimiento. Cada país puede establecer sus propios requisitos de emisión, validación y presentación.
El Waiver tampoco sustituye al conocimiento de embarque, la factura comercial ni al resto de documentos necesarios para exportar. Es un requisito adicional cuando así lo exige el país importador.
En qué países se exige el documento Waiver
El certificado Waiver se utiliza principalmente en operaciones marítimas con destino a determinados países africanos, aunque no existe un procedimiento único para todo el continente.
Entre los destinos que cuentan con sistemas de seguimiento de carga se encuentran:
- Angola: utiliza el certificado CNCA.
- Benín y Camerún: emplean sistemas BESC.
- Costa de Marfil: utiliza el documento BSC.
- Burkina Faso: cuenta con requisitos ECTN.
- República Democrática del Congo: utiliza el documento FERI.
- Gabón: emplea el sistema BIETC.
También existen requisitos de seguimiento de mercancías en otros destinos, como Senegal, Togo, Guinea o Sierra Leona.
Lo que cambia entre países no es únicamente el nombre del certificado. También pueden variar los documentos exigidos, los plazos, las tarifas y las condiciones para obtener su validación.
Por eso, antes de organizar un envío marítimo hacia África hay que comprobar los requisitos del país de destino. No conviene dar por hecho que un certificado válido para un país servirá para otro.
Qué documentación se necesita para tramitar el Waiver
Para solicitar el documento Waiver hay que presentar información sobre la mercancía y el transporte contratado.
Aunque los requisitos dependen del país, normalmente se necesitan datos relacionados con:
- Exportador e importador: identificación de las empresas que participan en la operación.
- Mercancía: descripción, peso, cantidad y valor declarado.
- Puertos: lugar de carga y puerto de destino.
- Transporte: datos del buque y del envío marítimo.
- Flete: importe del transporte y otros costes que solicite el organismo correspondiente.
Esta información suele obtenerse de documentos como la factura comercial, el packing list, la factura del flete y el conocimiento de embarque.
Qué relación tiene el Waiver con el Bill of Lading
El Bill of Lading (B/L), o conocimiento de embarque, recoge los datos principales del transporte marítimo, incluida la identificación de la mercancía, las partes que intervienen y los puertos de origen y destino.
El Waiver utiliza parte de esa información para registrar la carga ante las autoridades correspondientes.
En algunos destinos, el número del certificado debe incorporarse al Bill of Lading o comunicarse a la naviera mediante el procedimiento establecido.
Esto obliga a revisar que ambos documentos coincidan. Por ejemplo, una diferencia en la cantidad de contenedores, el puerto de descarga o los datos de la mercancía puede provocar que la solicitud del Waiver tenga que corregirse.
Por eso, la preparación del certificado debe coordinarse con el resto de la documentación del envío.
Quién tramita el documento Waiver y cuándo debe solicitarse
La responsabilidad de gestionar el Waiver puede corresponder al exportador o al importador, dependiendo de los requisitos del destino y de las condiciones acordadas entre ambas partes.
También puede intervenir un transitario o agente autorizado que se encargue de preparar la solicitud y presentarla ante la entidad emisora.
El procedimiento habitual incluye varias fases:
- Comprobar si el destino exige Waiver. Identificar el certificado correspondiente y los requisitos aplicables a la mercancía.
- Preparar la documentación. Reunir los datos comerciales y del transporte necesarios.
- Presentar la solicitud. Facilitar la información al organismo o agente encargado de emitir el certificado.
- Obtener la validación. El documento se revisa y, cuando cumple los requisitos, se emite su referencia o certificado correspondiente.
- Comunicar los datos. Facilitar la información a la naviera o a las partes que la necesiten para completar la operación.
Cuándo debe estar preparado el Waiver
No existe un plazo único para todos los países.
En determinados destinos, el certificado debe solicitarse o validarse antes del embarque. En otros, existen condiciones específicas sobre cuándo debe comunicarse su referencia o completarse la validación.
La diferencia importa porque no siempre basta con haber iniciado la solicitud. Puede ser necesario disponer de un documento validado antes de que el buque salga del puerto o antes de otro momento establecido por las autoridades.
Si el número del Waiver debe aparecer en el conocimiento de embarque, su gestión tendrá que coordinarse con la preparación de ese documento.
Por eso conviene confirmar los plazos al organizar el transporte, en lugar de esperar a que la mercancía esté embarcada.
Cuánto cuesta tramitar un documento Waiver
El Waiver tiene un coste que depende del país de destino y de las condiciones de la operación.
No existe una tarifa universal. El importe puede variar según el organismo emisor, el tipo de mercancía, el número de contenedores, el peso, el valor de la carga o las características del transporte.
También pueden aplicarse cargos por correcciones , tramitaciones fuera de plazo u otras gestiones, según las reglas del sistema correspondiente.
Por eso, al preparar el presupuesto de una exportación marítima, conviene comprobar si el Waiver es obligatorio y qué coste tendrá su tramitación. Este importe debe contemplarse junto con los demás gastos del envío.
Qué ocurre si la mercancía llega sin el Waiver
Si una mercancía llega a un país que exige el documento Waiver y no dispone de un certificado válido, pueden surgir problemas durante el despacho de importación.
Las consecuencias dependen de la normativa del destino, pero pueden incluir:
- Retrasos en el despacho aduanero, mientras se revisa o regulariza la documentación.
- Retención de la mercancía, si las autoridades no permiten completar los trámites sin el certificado.
- Gastos adicionales, derivados de la permanencia de la carga en puerto.
- Sanciones o recargos, cuando el país contempla penalizaciones por no presentar el documento correctamente.
También pueden aparecer incidencias cuando existe un Waiver, pero sus datos no coinciden con el conocimiento de embarque o la documentación comercial.
Imaginemos una empresa que envía un contenedor a un puerto africano donde se exige este certificado. Si la mercancía sale de origen sin que se haya completado la validación requerida, puede ser necesario corregir la documentación mientras el envío ya está en tránsito. Dependiendo del destino, esto puede complicar su recepción.
El problema no está únicamente en disponer o no del certificado. También importa que esté correctamente emitido y que exista coincidencia de datos con los documentos del transporte.
Qué conviene revisar antes de organizar una exportación que necesita Waiver
Cuando una mercancía se envía a un país que exige el documento Waiver, conviene comprobar los requisitos antes de confirmar el embarque. El país de destino determina qué certificado se necesita, qué información debe presentarse y en qué momento tiene que estar validado.
También hay que revisar que los datos del Waiver coincidan con los del conocimiento de embarque y la documentación comercial. Si intervienen varios operadores, debe quedar claro quién se encarga de tramitar el certificado y comunicar su referencia.
En Best Logistics Canarias coordinamos operaciones de transporte marítimo internacional, teniendo en cuenta los requisitos documentales de cada destino. Comprobar estas exigencias antes del embarque permite preparar correctamente el envío y evitar incidencias con la mercancía a su llegada.
